Convocation des associés SCI

Une Assemblée des associés doit être convoquée au moins une fois par an, pour statuer sur les comptes de la SCI. Mais d’autres assemblées peuvent se ternir durant l’année, à l’initiative du gérant ou d’un associé (comme vu dans un autre article de notre rubrique Droits des associés).

Mode de convocation aux Assemblées

En l’absence d’obligations légales qui s’imposeraient aux SCI, les statuts ont toute la liberté de prévoir les règles relatives aux assemblées, assemblées ordinaires ou extraordinaires, la distinction entre les deux formes d’assemblée n’étant pas prévue dans la loi elle dépend là encore des mentions statutaires particulières.

Cependant, en l’absence de précisions dans les statuts, l’article 1848 du Code civil prévoit que :
– en cas de pluralité de gérants, chaque co-gérant a la possibilité de convoquer les associés,
– les associés doivent être convoqués aux AG par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 15 jours avant la date retenue,
– dès lors que tous les associés sont présents ou représentés à l’assemblée, la validité de leur convocation ne peut plus être mise en cause (dans le cas d’une SCI familiale par exemple, la signature du procès-verbal de l’AGO annuelle par tous les associés évite l’envoi de recommandés par le gérant à chacun des associés),
– la convocation d’un associé est valable même si ce dernier n’a pas reçu de convocation après avoir changé d’adresse sans en informer le gérant de la SCI (le fonctionnement de la société n’est pas empêché par l’absence de nouvelles données par un associé),
– lorsque tous les associés sont gérants (dans le cas d’une SCI entre deux concubins co-gérants par exemple), les règles de convocation aux assemblées n’ont plus lieu d’être respectées.

Lorsqu’un associé n’a pas été convoqué à une assemblée (et, comme précisé ci-dessus, lorsque l’associé non convoqué n’était pas présent ou représenté), les décisions prises à cette occasion par les associés peuvent être frappées de nullité à la demande de tout associé.

Cas du démembrement de parts sociales

En cas de démembrement de parts sociales, les statuts peuvent aménager le droit de vote du nu-propriétaire et de l’usufruitier des parts mais deux principes légaux ne peuvent en aucun cas être contournés :
– l’usufruitier possède le droit de vote quant à la répartition des bénéfices (son intérêt étant de maximiser le montant du bénéfice distribuable à répartir entre les associés, celui du nu-propriétaire d’augmenter les réserves de la SCI),
– le nu-propriétaire a le droit de participer aux assemblées.

Cependant, ce droit de participation du nu-propriétaire peut être limité à une présence aux assemblées sans droit de vote. Ainsi, les statuts peuvent prévoir que c’est l’usufruitier qui détient le droit de vote attaché aux parts pour toutes les décisions, les droits du nu-propriétaire étant limités à une participation aux débats.

Dans la pratique, les statuts d’une SCI prévoient généralement que l’usufruitier exercera le droit de vote aux AG Ordinaires, le nu-propriétaire aux AG Extra-ordinaires.

Dans tous les cas, le gérant doit convoquer et l’usufruitier et le nu-propriétaire aux assemblées. Le défaut de convocation de l’un d’entre eux pourrait entraîner la contestation de la régularité de l’assemblée et des résolutions votées.

Forme de la convocation

Le courrier de convocation des associés indique la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Le choix du lieu est totalement libre mais ne doit pas empêcher un associé de participer à cette AG.

L’ordre du jour doit détailler les questions qui feront l’objet d’une délibération et les associés pourront refuser de se prononcer sur un point non prévu dans leur convocation.

Cet ordre du jour doit mentionner avec suffisamment de détails l’ensemble des informations nécessaires à la bonne compréhension des décisions qui seront proposées au vote, sans se référer à des annexes ou informations complémentaires. Cela ne signifie pas que des informations complémentaires ne peuvent être jointes au courrier de convocation, ou consultables au siège de la SCI. En revanche, l’ordre du jour doit être suffisant pour détailler la nature de chaque décision sur laquelle les associés devront se prononcer.

Par exemple, la mention "Approbation des comptes" n’indique pas qu’il est prévu de débattre sur la rémunération des comptes courants, ou sur l’obligation d’effectuer de nouveaux apports afin de combler un découvert bancaire.
De même, "Rapport de gestion du gérant" ne sous-entend pas que le renouvellement du mandat du gérant sera à discuter.
Pour rédiger un ordre du jour, il est possible de s’inspirer de nos modèles de procès-verbaux et d’en reprendre le titre des délibérations. Par ailleurs, les convocations des syndics de copropriété sont d’autres exemples à suivre.