Registre spécial de tenue des assemblées

Règles en matière de tenue d’un registre spécial des AG conservé au siège de la société.

Nous présentons dans ce dossier des exemples de procès-verbaux de SCI. Or ces procès-verbaux doivent être réunis dans un registre spécial. Cet article vise à préciser les caractéristiques de ce registre.

Registre spécial selon la loi

Le gérant a l’obligation de consigner dans un registre spécial les décisions prises par les associés en assemblée générale.

Ce registre spécial est conservé au siège de la SCI pour pouvoir être consulté par tout associé qui en fait la demande.

Ce registre spécial est constituée de pages cotées (numérotées) et paraphées (signées) :
– soit par le greffe du tribunal de commerce,
– soit par la mairie du siège social de la société.

Tenue du registre spécial dans la pratique

Registre des assemblées paraphé

Dans la pratique, on peut acheter pour 15 euros environ dans les papeteries ou sur internet de tels registres destinés aux sociétés et dont les pages reliées sont déjà cotées.

Le gérant de SCI qui acquiert l’un de ces registres doit ensuite en faire parapher toutes les pages vierges auprès :
– du greffe du tribunal de commerce,
– ou de la mairie du siège social de la SCI.

PV rédigé sur le registre des assemblées

Tout procès-verbal de la SCI doit être rédigé manuellement par le gérant sur ce registre, et c’est ce PV manuscrit que signeront les associés.

PV photocopié et collé sur le registre

Il est interdit de coller sur ce registre un procès-verbal qui aurait été rédigé sur informatique puis imprimé. En effet, dans ce cas, ce document ne serait ni coté ni paraphé. Autrement dit, il serait matériellement possible de décoller ce document pour le remplacer par un autre.

De la même façon, coller les PV sur le registre des assemblées en s’assurant que les signatures de tous les associés marquent à la fois la partie photocopiée et le support (le feuillet du registre) n’est pas une pratique acceptable.

PV imprimé sur le registre

Si le gérant souhaite imprimer ses procès-verbaux, il est préférable d’utiliser un registre constitué de feuillets foliotés mais non reliés. Chaque feuillet sera à faire paraphé et le texte de chaque assemblée générale pourra être imprimé directement sur un feuillet.

Registre spécial des AG d’une société civile immobilière

Règles de tenue du registre des assemblées

Espaces vierges

Un PV ne correspond pas forcément aux dimensions des pages du registre. Si un espace vierge demeure sous le PV :
– celui-ci sera utilisé pour rédiger manuellement le PV suivant (on ne passe pas à la page suivante),
– si le gérant imprime les PV sur les feuillets, il utilisera alors le feuillet suivant pour le compte-rendu de la prochaine AG, et doit donc préalablement annuler la fin du feuillet restant (pour éviter tout ajout ultérieur d’une résolution à une AG) en barrant la partie correspondante de la page.

Gestion des erreurs

Toute suppression ou inversion de feuillets est interdite. En cas d’erreur d’impression notamment, il faut obligatoirement conserver tous les feuillets, et si l’ordre des feuillets n’est pas respecté (impression au verso d’un feuillet plutôt qu’au recto), il est préférable de faire signer tous les associés le feuillet resté vierge en indiquant clairement cette erreur.

En cas d’erreur dans la rédaction d’un procès verbal, il est souhaitable de barrer l’erreur dans le contenu du procès-verbal et de procéder à un ajout à la fin de ce procès-verbal où sur le feuillet suivant. Le procès-verbal ainsi que cet ajout devront être signés distinctement par les associés.

Règles pour tenir le registre spécial des procès-verbaux et pour insérer dans ce registre un procès-verbal rédigé sur informatique.

Messages

  • Bonjour
    j’ai une SCI avec mon frère environ 5 ans.
    Cette SCI loue des appartements.
    Nous nous entendons plus, associés 50/50 les 2 gérants
    Mon frère ne veut plus venir m’aider pour les tâches... cela dure depuis 1 an. Il veut ...apparament vendre... mais fait trainer puisqu’il ne fait plus rien et les locations rentre.
    J’ai ma petite amie qui m’aide bénévolement pour cette SCI depuis ça création et donc aussi pour mon frère. Elle n’a aucune part dans la SCI ; Une AG va être tenue j’aurai aimé que les concubines respectives y soient... mon frère s’oppose à ce que ma petite amie y soit. A t’il droit ? Que puis je faire pour qu’elle est au moins le respect d’assister à cette AG ?
    Merci Charles

  • J’ai créé une sci familiale l’année dernière en ayant pas mal de choses à faire en même temps. Résultat, j’ai zappé la transmission du registre à la mairie. Nous avons fait une première AG avec convocation en bonne forme, rédaction et signature du PV d’ag aussi en bonne forme. Il y a juste cette histoire de registre non coté et paraphé par la Mairie. Puis-je rattraper ceci sans être sanctionnée ?

    • Vous savez, je doute que tous les gérants de SCI complètent régulièrement, ou même possèdent, un tel registre. Mais cela n’enlève rien à l’obligation qui pèse sur eux, et il est toujours préférable de le faire, même avec un peu de retard.

    • Pendant 2 ans, les comptes-rendus d’AG, je les faisais sur feuilles puis j’ai acheté ce registre, je l’ai fait paraphé par un tribunal (ma mairie n’était pas au courant) mais j’ai dû commencé par l’année en cours à la page 1. Pour les feuilles précédentes, je les ai mises au début dans ce classeur, mais la greffière m’a précisé que ça ne comptait pas officiellement. A vrai dire, ça n’est vraiment que dernier compte rendu qui compte, celui qui reprend le montant des comptes courants des associés les approbations, ce qui s’est passé dans l’année, les chiffres importants du bilan.

  • Merci pour votre fantastique travail d’information et d’aide sur ce site, sur lequel je retombe souvent lorsque j’ai des questions techniques sur la gérance.

    Je souhaitais mieux respecter les formalités obligatoires de tenue de registre dans la suite de mes AG. Mais je vois que rien n’est prévu pour éviter la lourdeur liée à la manipulation d’un registre physique ’en dur’, dûment coté et paraphé par les autorités (greffe / mairie).

    J’ai cherché une solution ’intermédiaire’, qui même si elle ne respecterait pas à la lettre les dispositions réglementaires (signature du greffe ou en marie), me permettrait au moins d’être ’dans l’esprit’ de ce qu’il faudrait faire idéalement : je pense à une solution d’archivage en ligne de mes PV auprès d’un tiers de confiance (prestataire internet) qui pourrait techniquement certifié l’intégrité du document. Ou peut-être que simplement le recours à une signature électronique par les associés pourrait fournira le type d’authentification / certification des documents que je cherche.

    Encore une fois, j’ai bien noté que ce que j’envisage ici ne correspond pas à la réglementation, mais je voulais connaître vos éventuelles recommandations en matière de solution électronique de tenue de registre pour ceux qui comme moi trouveraient la manipulation d’un ’vrai’ registre trop fastidieuse, pour en pas dire moyenâgeuse.

    Cordialement,

    • Il ne faut pas seulement garantir l’intégrité des documents, il faut pouvoir garantir leur chronologie, et le fait qu’il n’y a jamais eu aucune suppression de page.

      Je trouve aussi la procédure légale assez anachronique, mais en fait c’est très simple à respecter.
      Il suffit :
      – D’imprimer x pages vierges (suffisamment pour être tranquille pendant de longues années) mais seulement numérotées, et de les mettre dans un classeur
      – De les faire parapher à la mairie (c’est gratuit quand on réside dans la commune)
      – Lors de chaque AG, d’imprimer le PV sur ces pages, dans l’ordre de numérotation.

    • Merci JuL,

      Effectivement, je n’avais pas encore remarqué qu’on pouvait même créer ses propres feuilles de registre pré-cotées par l’Administration, mais j’avais noté qu’on pouvait acheter un registre spécial en papèterie avec des feuilles volantes, imprimables et éventuellement pré-cotées.

      Il demeure que manipuler du papier, ce n’est vraiment pas mon truc : en dehors de la lourdeur, il y a toujours le risque d’incendie / perte du registre qu’il n’existerait pas avec une solution en ligne correctement sauvegardée...

      Je vais creuser du côté des solutions en ligne et de la question de la signature électronique, et si je trouve une solution peu onéreuse / gratuite qui répond techniquement à toutes les contraintes du registre papier (intégrité, authentification, y compris chronologie, etc.), je reviens vers vous pour décrire ma solution.

      Cordialement
      Yoann

    • Bon, hé bien après quelques recherches à mes heures perdues, il s’avère encore très difficile aujourd’hui d’utiliser des moyens modernes ET peu onéreux pour la tenue du registre des AG.

      En substance, on pourrait vouloir s’en sortir avec un recours à des signatures électroniques qui, d’emblée, assurent l’identification des signataires d’un PV, l’intégrité du document, l’horodatage du document, etc.

      Mais cela requiert la création d’un certificat électronique pour chaque personne signataire avant de pouvoir signer électroniquement un document. Il n’existe plus de solution fiable, certifiée, reconnue en France ET gratuite. Un certificat électronique coûte au bas mot 100 euros TTC / an et doit être renouvelé tous les 1-3 ans...

      Peut-être qu’un jour les autorités françaises / européennes mettrons à disposition de leurs citoyens une solution qui pourra vraiment démocratiser la signature électronique, mais pour l’instant c’est donc plutôt réservé aux professionnels.

      Pour ceux qui veulent creuser, quelques mots clé :
      – PSCe : Prestataire de Services de Certification électronique
      – RGS 1/2/3 étoiles : Référentiel Général de Sécurité
      – LSTI : seul organisme habilité à qualifier les organismes de délivrance de certificats électroniques en France

      NB : attention à ne pas confondre "solution de signature électronique" ou "solution d’administration d’un processus de signature" (nombreux logiciels et services en ligne dispo), avec l’apposition de la signature sur un document qui nécessite un certificat électronique, qui n’est pas toujours vendu avec la solution précitée.

      Cdlt,
      Yoann

    • Tout à fait. D’où l’intérêt de la solution papier. Pour une AG par an, c’est de très loin le plus simple.

  • Bonjour

    Le site ne semble pas traiter du registre des associés.

    Selon l’article 51 du décret de 1978 ce registre est "obligatoirement tenu lorsque les statuts stipulent que la cession des parts sociales peut être rendue opposable à la société par transfert dans ses registre."

    Ce qui est le cas dans les exemples de statuts donnés.

    Existe-t-il des exemples pour la rédaction des feuillets d’un tel registre . Y a-t-il des précautions particulières à prendre pour le tenir ?

    J’envisage de prévoir l’obligation statutaire pour tout associé de fournir une adresse mail réputée valable, afin de pouvoir faire les communications "courantes" et de ce fait de rajouter la mention de cette adresse mail sur ce registre.

    Cela serait-il correct ?

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