Le notaire, acteur central de la succession, a pour mission de rechercher, d’écouter, de recenser et d’analyser toutes les données qui, une fois compilées, permettront de connaître avec précision l’actif et le passif du défunt.

Entrer en contact avec les principaux interlocuteurs

Dès le décès, le notaire part en quête de tous les indices nécessaires à l’établissement du patrimoine. La première étape consiste à contacter tous les interlocuteurs administratifs mais aussi à recueillir des témoignages de la famille et des amis, parfois riches en découvertes.

Administration fiscale

Le notaire demande à l’administration fiscale de lui adresser la déclaration de revenus du défunt de l’année précédente. Une véritable mine d’or en termes d’informations. Le notaire y découvrira l’ensemble des revenus fonciers : parts de SCI familiale, SCPI, terrain loué... Autant d’éléments particulièrement difficiles à rassembler sans cette donnée de choix. A titre d’exemple, c’est la déclaration qui permet de savoir que le défunt était propriétaire d’une terrain en Bretagne lorsque personne d’autre n’en a connaissance. Mieux encore, si la personne était assujettie à l’ISF, le notaire demande cette déclaration. Il dispose alors de l’intégralité de l’actif du défunt au 1er janvier de l’année.

Les caisses de retraite

Si lé défunt était retraité, le notaire s’adresse aux caisses de retraite. Il les informe du décès afin que le versement des pensions cesse. Et il s’enquiert du régime du défunt car bien souvent un capital décès est prévu.

Le Conseil général

En s’adressant au Conseil général, le notaire prend connaissance du montant des aides sociales dont bénéficiait le défunt. Il apprend également s’il faut prévoir ou non le remboursement de certaines de ces aides, versées après le décès.

La famille et les amis

Généralement, une personne bien entourée par sa famille et ses amis dispose d’un patrimoine plus facile à établir. Le conjoint survivant constitue la première source d’informations et puis, au fil des entretiens avec les amis et le reste de la famille, le notaire découvre l’existence d’un terrain, d’un prêt ou d’une dette... Il lui restera ensuite à mener l’enquête pour retrouver la réalité de toutes les allégations. Toutefois, sa tâche est facilitée par ce concours de bonne volonté. Il en est tout autrement pour le célibataire, pire le vieux garçon sans enfant, qui ne laisse que de lointains héritiers et qui s’est peu soucié de sa succession. Dans une telle situation, le notaire n’a d’autre choix que de partir à la pêche aux indices tous azimuts.

L’inventaire, les premières découvertes

Une fois la première étape très administrative effectuée, le notaire entame la phase de terrain pour recueillir un maximum d’éléments en procédant à l’inventaire.

A la recherche de l’indice déterminant

L’inventaire se déroule généralement en présence d’un commissaire-priseur, chargé de recenser le mobilier et de l’estimer, en vue du partage ultérieur. Ce travail est mené de front par les deux professionnels. Mais le notaire profite également de cette visite du lieu d’habitation du défunt pour pousser ses investigations. Tiroirs de bureau, placards, dessous de matelas... Rien n’est oublié. Cette incursion dans la vie personnelle du défunt, qui peut sembler choquante, est pourtant indispensable au bon déroulement futur de la succession. C’est en effet souvent lors de l’inventaire que le notaire découvre tous les dossiers du défunt : comptes bancaires, SCI, emprunts, prêts à la consommation... et même testament non enregistré au Fichier central des dispositions de dernières volontés qui lui permettront d’évaluer le montant de l’actif et du passif.

Les surprises de l’inventaire

Mais l’inventaire peut également révéler d’autres surprises, plus insolites... Tous les notaires de France se sont un jour retrouvés face à une improbable collection de dés à coudre ou de nains de jardin ! Mieux encore : une collection de lingots d’or ! Ou plus inquiétant : la découverte d’un véritable arsenal de fusils, obus et autres munitions. Mais au-delà du clin d’œil amusant, se trouve une véritable problématique : comment évaluer ces collections ? Que faire d’un lot d’armes et d’obus ? Là encore, c’est l’expérience qui prime dans la gestion de ces situations. Pour les collections, il faut se rapprocher d’un commissaire-priseur spécialisé sur le sujet. Quant aux armes, si elles ne sont pas déclarées, c’est évidemment vers la gendarmerie ou le commissariat local qu’il faut se tourner.

Le courrier, vecteur principal d’informations

De retour à son office, les dossiers du défunt sous le bras, le notaire dispose d’une première base de travail. Mais lorsque la famille et les amis restent silencieux, car totalement ignorants de la situation patrimoniale du défunt, le plus dur reste à faire. Pour finaliser sa mission, le notaire demande aux héritiers de faire transférer le courrier à son office. Chaque jour, durant plusieurs semaines, le cérémonial de l’ouverture du courrier lui permettra de glaner de nouveaux éléments.

Les relevés bancaires

Grandes sources d’information : les relevés bancaires mensuels donnent l’état réel du compte courant du défunt au jour du décès. La donne se complique pour les comptes d’épargne souscrits dans différentes banques, notamment à l’étranger, et sur lesquels aucune opération n’a été effectuée durant l’année. Ce sont alors les relevés adressés par courrier au mois de janvier qui permettent au notaire d’en connaître l’existence.

Le convocations aux assemblées générales

De même, si le défunt était actionnaire d’une société non cotée, les restaurant local par exemple, et qu’il avait gardé cette information secrète, seule la convocation à l’assemblée générale adressée par courrier permettra d’avoir connaissance de cette partie de son actif.

Les prêts à la consommation

Que chacun se rassure, s’il y a bien un organisme qui ne vous oubliera pas, même après votre décès, ce sont les établissements de prêts à la consommation. Dès la première échéance impayée, les courriers et autres lettres recommandées, affluent en masse. Une bonne nouvelle pour le notaire qui saura ainsi quelles dettes le défunt avait contactées !

Comment faire face à la dématérialisation des courriers

De plus en plus, les établissements bancaires proposent à leurs clients l’envoi de relevés bancaires dématérialisés. Il en est de même pour de nombreux autres courriers administratifs. Le plus sûr est d’imprimer ces documents et des les classer pour qu’ils soient plus facilement portés à la connaissance de tous. Mais qui sait, dans les années à venir, un informaticien se joindra peut-être au commissaire-priseur et au notaire lors de l’inventaire pour étudier le contenu de l’ordinateur personnel du défunt.

Approfondir l’enquête

Au-delà des habituelles sources de revenus ou de dettes, le notaire doit approfondir son enquête pour s’assurer qu’aucun élément tant du passif que de l’actif n’a été omis.

L’étude de tous les contrats consentis par le défunt

Contrat de travail, d’assurance automobile, habitation...Tous doivent être épluchés dans les moindres détails car on peut toujours y trouver une assurance décès.

Le problème des prêts personnels

Certains éléments du passif sont plus difficiles à établir que d’autres. Tel est le cas des prêts personnels. L’ami de toujours connait une passe difficile. qu’à cela ne tienne, on lui prête 5.000 euros qu’il s’engage à rembourser dès l’année suivante. Le tout est réglé autour d’un bon repas entre amis. Fin de l’histoire. Oui et non, car lorsque l’emprunteur ou le prêteur décède, les langues des autres convives de la fameuse soirée se délient. Et là, comment établir la vérité ? Certains parlent de 5.000 euros, d’autres de 10.000, certains affirment que le remboursement avait commencé, d’autres non... Sans trace écrite, le notaire se trouve dans l’impossibilité de résoudre la situation. A défaut d’un certain consensus autour de cet emprunt, la dette ou la créance passeront à la trappe.

Le conseil du notaire

Pour éviter aux héritiers de se transformer en enquêteurs au moment du décès mais aussi pour anticiper tout conflit potentiel, il suffit à chacun de respecter trois règles d’or dans l’organisation de son patrimoine :
– Trier vos documents afin d’éviter que vos héritiers se prêtent à une chasse au trésor sans fin. Inutile de conserver d’innombrables dossiers portant sur des éléments sortis de votre patrimoine depuis des années. Conserver ceux qui reflètent l’état actuel de votre patrimoine.
– Classer vos documents. Un dossier par thématique, clairement indiquée, de préférence rangé dans un bureau. Plus évident à retrouver que dans la cuisine !
– Informer vos proches des modalités d’organisation de vos affaires. Il ne s’agit pas de dévoiler le contenu des dossiers, mais juste de préciser où et comment les différents documents sont rangés.

Source : Conseil des notaires